小さな組織で業務効率化をするコツとは?

こんにちは。

酒田市・鶴岡市の事業主さんを
ホームページ集客で応援している
ニゴロデザインの高橋です。

今日もブログをお読みいただき
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お客様から業務効率化の
ご依頼をいただきました。

今年の1月から月に何回か
打ち合わせを重ねてきたのですが
それが今日正式依頼になった感じ。

ありがとうございます。

 

ニゴロデザインが業務効率化を
相談されたときなんですけど
受託の契約は急がない場合が多いです。

ご依頼者の方が一人だったり
小さめの組織だったりした場合は
特に急がないようにしています。

 

やっぱり仕組みを作るとなると
それなりのお金がかかります。

そして使えるお金もあまり
大きくないのが普通です。

お客様の大切なお金ですので
大事に使っていただきたい。

 

なので、コツとしては

✔️間を空けて何回も話を聞く

✔️自分もお客様の立場になって
どの業務が面倒なのかを知る

✔️簡単な試作が作れたら作って試す

こういうのを時間をかけて行い
業務効率化の急所みたいなのを
見つけ出すことに力を入れます。

 

その急所を見つけたら一点集中して
業務を効率化させていくんですね。

そうすることで無駄な部分に
お金をかけずに済むようになります。

 

手順が10個あったとして
1から10まで自動化しなくていい。

5のところが手間が大きくかかるなら
5のところだけ効率化をしてみるんです。

 

効率化のポイントは

✔️人のミスが発生しやすい作業

✔️人が毎日行う単純な作業

✔️人と人とが連絡をとる作業

このあたりの作業を
いかに減らせるか?です。

 

人が関わるところですね☝🏻

 

今回のお客様は

✔️人と人とが連絡をとる作業

ここが急所に思えたので
ここを効率化することにしました。

 

これまでは

事業者が管理している情報を
個人の顧客に直接連絡する

という業務があったんですね。

これだと顧客が増えれば増えるほど
作業も比例して増えてしまいます。

 

この部分を

事業者が情報を登録しておけば
顧客が自分自身で情報が得られる

というシステムにして効率化させます。

これだと顧客が増えたとしても
事業者の作業はさほど変わりません。

 

良いことずくめ。

 

さらに今回はGoogleが提供している
Googleスプレッドシートを使います。

事業者さん側はエクセル感覚で
情報の登録ができるようになります。

何かあれば遠隔でニゴロデザインが
サポートをすることができます。

 

そして何よりいいことなのが
Googleスプレッドシートを使えば
情報を入力するシステムを作らずに済む

最初の導入コストを下げられる

ということです。

 

既に世の中にある便利なものを
なるべく活用するのも小さな組織で
業務効率化のコツですね。

 

うーーーん、早くシステムを作って
お客様に運用を開始してほしい…🙂

そんな気持ちです。

 

それではまた。

 

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公開日 2024年5月29日 最終更新日 2024年6月1日