ファイルに入った紙の資料を定期的に整理整頓するといいよ
こんにちは。
酒田市・鶴岡市の事業主さんを
ホームページ集客で応援している
ニゴロデザインの高橋です。
今日もブログをお読みいただき
ありがとうございます。
気持ちのんびり仕事をしようと
休日に会社に行ったら
💻Windowsをアップデートしましょ
とのメッセージが出ました。
仕事のリズムに乗ってから
やるのもイヤだったので
仕方ない今のうちやるか…😓
と更新して再起動を選択。
なんか長いぞ…🤔
いつものアップデートより
時間がかかっています。
たま～にある本格的な
アップデートのようです。
何もしないで待っているのは
時間がもったいないな…😓
ということで机の整理整頓を
することにしました。
今回は
紙の資料の整理整頓
です。
✔現在進行中の仕事の資料
✔終わった仕事の資料
✔なんとなくメモをした資料
✔なんとなく保留になってる資料
✔なんとなく渡された資料
↑
ペーパーレスをがんばっても
紙の資料ってたまりますよね。
まずは一通り全部の紙資料を
机の上に広げておきます。
そして資料を一枚ずつ
手に取って眺めてみて
これは要る？要らない？
を判断します。
そうすると不思議なことが
起こるんですよね。
全部必要
って思えてくるんです。
そりゃそうですよね。
もともと必要だったから
ファイルに入れて
残していたわけですから。
なのでそういうときは
一気にデジタル化します。
上にリストアップした資料のうち
✔終わった仕事の資料
✔なんとなくメモをした資料
✔なんとなく保留になってる資料
✔なんとなく渡された資料
↑
こういう種類の資料は
デジタル化向きです👆
紙で残しておいていいのは
✔現在進行中の仕事の資料
だけですね。
すい～～～～～
すい～～～～～
すい～～～～～
どんどんスキャンスナップで
PDFに変換させていきます。
PDFの中身を確認したら
紙はシュレッダーにかけます👍
↑空になったクリアファイル。
かなりの枚数の紙資料が
デジタル化されました。
本当に資料が必要になったら
そのときはデジタル化された
PDFを見ればオーケー。
机もスッキリしましたが
気分のほうもスッキリ✨
これは僕が考える
ペーパーレス化のコツですが
紙の資料はゼロが良い
ってわけじゃないと思います🤔
紙の資料をもらって
すぐにデジタル化すれば
紙の資料は無くなりますが
それだと電子化された
PDFファイルがどんどん
増えていくんですよね。
そうすると電子化された
PDFが散らかっていく…
なので、
紙の資料はその都度
電子化しないで
関連性のある資料を
まとめて電子化する
このほうがいいと思います。
定期的にこれをやるだけで
快適な環境が維持できます。
ため込む前にデジタル化
みなさんもどうぞ。
それではまた。
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公開日 2020年6月7日 最終更新日 2020年6月7日
