小さな組織で業務効率化をするコツとは？

こんにちは。

酒田市・鶴岡市の事業主さんを
ホームページ集客で応援している
ニゴロデザインの高橋です。

今日もブログをお読みいただき
ありがとうございます。

お客様から業務効率化の
ご依頼をいただきました。

今年の１月から月に何回か
打ち合わせを重ねてきたのですが
それが今日正式依頼になった感じ。

ありがとうございます。

ニゴロデザインが業務効率化を
相談されたときなんですけど
受託の契約は急がない場合が多いです。

ご依頼者の方が一人だったり
小さめの組織だったりした場合は
特に急がないようにしています。

やっぱり仕組みを作るとなると
それなりのお金がかかります。

そして使えるお金もあまり
大きくないのが普通です。

お客様の大切なお金ですので
大事に使っていただきたい。

なので、コツとしては

✔️間を空けて何回も話を聞く

✔️自分もお客様の立場になって
どの業務が面倒なのかを知る

✔️簡単な試作が作れたら作って試す

こういうのを時間をかけて行い
業務効率化の急所みたいなのを
見つけ出すことに力を入れます。

その急所を見つけたら一点集中して
業務を効率化させていくんですね。

そうすることで無駄な部分に
お金をかけずに済むようになります。

手順が１０個あったとして
１から１０まで自動化しなくていい。

５のところが手間が大きくかかるなら
５のところだけ効率化をしてみるんです。

効率化のポイントは

✔️人のミスが発生しやすい作業

✔️人が毎日行う単純な作業

✔️人と人とが連絡をとる作業

このあたりの作業を
いかに減らせるか？です。

人が関わるところですね☝🏻

今回のお客様は

✔️人と人とが連絡をとる作業

ここが急所に思えたので
ここを効率化することにしました。

これまでは

事業者が管理している情報を
個人の顧客に直接連絡する

という業務があったんですね。

これだと顧客が増えれば増えるほど
作業も比例して増えてしまいます。

この部分を

事業者が情報を登録しておけば
顧客が自分自身で情報が得られる

というシステムにして効率化させます。

これだと顧客が増えたとしても
事業者の作業はさほど変わりません。

良いことずくめ。

さらに今回はGoogleが提供している
Googleスプレッドシートを使います。

事業者さん側はエクセル感覚で
情報の登録ができるようになります。

何かあれば遠隔でニゴロデザインが
サポートをすることができます。

そして何よりいいことなのが
Googleスプレッドシートを使えば
情報を入力するシステムを作らずに済む

↓

最初の導入コストを下げられる

ということです。

既に世の中にある便利なものを
なるべく活用するのも小さな組織で
業務効率化のコツですね。

うーーーん、早くシステムを作って
お客様に運用を開始してほしい…🙂

そんな気持ちです。

それではまた。

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公開日 2024年5月29日 最終更新日 2024年6月1日